Adiós al papel: así gestionamos ahora la escuela

Si este curso te has apuntado desde el móvil, has recibido el recibo por email o has preguntado por WhatsApp cuántas clases te quedaban del bono y te hemos contestado en un minuto, ya has notado el cambio. Te contamos qué hay detrás.

Lo que pasaba antes

Somos más de 300 alumnos y diez profesores, con más de mil clases al año entre salsa, bachata, rueda de casino, ballet, hip hop y todo lo demás. Durante mucho tiempo, todo eso se llevó con carpetas de fichas en papel, cuadernos de faltas y una hoja de cálculo que solo entendía la dirección.

Funcionaba, pero se notaba. Encontrar una ficha concreta era cuestión de suerte. Si un profesor olvidaba el cuaderno, esa clase quedaba sin registrar.

Y a final de mes tocaba cruzar la hoja de cálculo con el banco, línea a línea, para saber quién había pagado y quién no. Esas son horas que no se dedican a dar clase.

Lo que más miedo daba

Ocho años de fichas. Esa era la parte que nos frenaba: pasar toda la historia de la escuela a un sistema nuevo y que se perdiera algo por el camino.

Al final nos decidimos, y esa parte fue más rápida de lo que pensábamos. Lo que sí llevó su tiempo fue acostumbrarnos: hubo una temporada rara conviviendo con los dos sistemas, hasta que todos los profesores cogieron la costumbre de marcar la asistencia desde el móvil.

Qué cambia para ti

• Te apuntas desde el teléfono. Rellenas tus datos, aceptas la normativa y listo. Sin imprimir nada ni pasar por recepción a firmar.
• Sabes lo que pagas y cuándo. El recibo te llega por email con el detalle de tus clases, y puedes pagarlo con tarjeta desde ahí mismo.
• Tu asistencia queda registrada. Si vienes a una clase de prueba, si recuperas una clase o si te sustituye otro profesor, queda anotado.
• Si preguntas, te contestamos rápido. Cuántas clases te quedan del bono o si tienes algo pendiente ya no hay que buscarlo en una carpeta.

Tus datos, solo para quien los necesita

Antes tu ficha estaba en una carpeta del archivador, y cualquiera que la abriera lo veía todo. Ahora cada persona de la escuela entra con su propio acceso y ve únicamente lo que necesita para su trabajo.

Tu profesor ve las clases que imparte y quién viene a ellas. Las cuotas y los datos personales quedan en dirección. Nadie tiene delante más información de la que le hace falta, y eso vale especialmente para los datos de los menores, que son los que más nos importa cuidar.

Y para nosotros

Unas seis horas menos de gestión a la semana. Dicho de otra forma: seis horas que ahora están en la sala y no delante de un Excel.

Lo hacemos con el software con el que gestionamos la escuela, que está hecho aquí y pensado precisamente para academias como la nuestra. De hecho, lo han contado aquí con nuestros números.

Si eres de otra escuela y estás en el punto en el que estábamos nosotros, con las carpetas y el Excel, y quieres saber cómo fue, pregúntanos sin problema.

Nos vemos en clase.